ウェビナーのセキュリティ対策はどうすべき？導入のポイントとあわせて紹介

ウェビナーとは、Web上で実施するセミナーのことです。テレワークの普及により、ウェビナーの需要は急激に高まっています。一方、セキュリティに不安を覚える人も少なくないでしょう。

この記事では、ウェビナーの特徴や必要なセキュリティ対策、活用のポイントについて詳しく解説します。導入を検討する際の参考にしてください。

ウェビナーとは

ウェビナー（Webinar）とは、Webとセミナー（Seminar）を掛け合わせた造語です。

インターネットを介してセミナーを配信する仕組みで、Webセミナーやオンラインセミナーとも呼ばれています。一番の魅力は、ネット環境が整っていればどこからでも参加が可能なことです。

ウェビナーの配信方法は2通りある

ウェビナーの主な配信方法は、2通りあります。それぞれの方法を詳しく解説します。

リアルタイム配信型

リアルタイム配信型とは、事前に告知した時間にセミナーを配信する方法です。

双方向のコミュニケーションが可能な場合は、音声や文字のチャット機能を使った質疑応答も実施できます。

YouTubeなどの動画プラットフォームやモバイル端末を利用する「ライブストリーミング配信」なら、コストを大幅に抑えられます。

収録配信型

収録配信型とは、あらかじめ収録しておいたセミナーを予定した時間に配信する方法です。

参加者が自分の好きな時間に視聴できることから、オンデマンド配信とも呼ばれます。

リアルタイム型配信に比べると難易度は低めで、スライドの活用やテロップの挿入などコンテンツの質を上げるための事前準備に時間をかけられる点が魅力です。

ウェビナーにはメリットがたくさんある

ここでは、ウェビナーのメリットを4つ紹介します。自社のニーズにあっているか確認しましょう。

集客力がある

メリットの1つ目は、集客力が高いことです。基本的に従来型のセミナーは、会場に足を運ぶことができる人のみを対象としていました。

一方、ウェビナーであれば日本全国および世界各国の人に向けてセミナーを配信できます。これまで接点を作れなかった人へのアプローチができるため、顧客獲得の可能性がアップします。

コストの削減が可能

2つ目は、コストの削減ができることです。わざわざ会場を手配したり移動したりする必要がありません。

手間と費用を大幅にカットでき、設営や撤去にかかる人件費も抑えられます。

参加者にとっても、交通費や宿泊費などの費用がかからないことがメリットです。

コンテンツを幅広く活用できる

3つ目は、コンテンツをさまざまな用途に活用できることです。

リアルタイム配信型でも収録配信型でも、一度収録したウェビナーは繰り返し配信できる「企業の資産」になります。編集したり複数のコンテンツを組み合わせたりして、新たなコンテンツを作り出すことも可能です。

効率的なマーケティング活動が可能

メリットの4つ目として、効率的なマーケティング活動ができることが挙げられます。

メールや広告などを利用したWebマーケティングやオフラインセミナーに比べると、ウェビナーは参加者の管理が容易です。主催者を自分の目で確認できるセミナー配信なら参加者からの信頼も得やすくなり、スピーディーなフォローアップにつなげられます。

ウェビナーを利用するとき、セキュリティ対策はどうする？

ここでは、ウェビナーを利用する際に知っておきたい3つのセキュリティ対策について解説します。

個人的な情報は配信しない

1つ目は、公開していない個人情報を流出しないことです。

例えば、メールアドレスや携帯電番号を一般に公開していないのであれば、映像や音声に入らないように入らないように注意しましょう。個人が特定できる情報は口にしないような配慮も必要です。

また、セミナーの開催場所が特定されると、妨害などのトラブルに巻きこまれるおそれも出てきます。

閲覧者とのコミュニケーションにはルールを設ける

2つ目は、閲覧者とのコミュニケーションに明確なルールを設けることです。

双方向のコミュニケーションをとる場合に、ウイルスが仕込まれたURLをチャット欄などに書き込まれると、企業にとって重大なダメージに発展するおそれがあります。

「URLや個人を特定できる情報を掲載しない」など必要なルールを決めて、周知徹底を図りましょう。

セキュリティ対策がされている配信ツールを利用することも有効

3つ目は、セキュリティ対策がしっかりしている配信ツールを利用することです。

ウェビナーには、クラウド型やオンプレミス型、動画プラットフォームやモバイル端末を使うものなど多様な手法が存在します。そのため、セキュリティ対策も一様ではありません。参加者のドメイン制限や不正アクセスの遮断ができるツールを利用するとより安心です。

ウェビナーを導入するときのポイントは？

ここでは、ウェビナーを導入する際に事前に決めておきたいポイントなどを紹介します。

事前準備を行う

成功のポイントは事前準備にあるといっても過言ではありません。ここでは、主なポイントを3つ紹介します。

• 目的・ターゲットを決める

1つ目は、ウェビナー開催の目的とターゲットを明確にすることです。目的やターゲットがアバウトだと内容が浅くなりやすく、有益なウェビナーになりません。

開催の頻度や募集する参加者の人数もあらかじめ想定しておきましょう。実際に集客ができるかどうかを予測し、必要であれば効果的な集客の手段を導入します。

• ツールを決める

配信内容にあわせて最適なツールを選びます。多種多様のツールがあり、配信で使う機器や料金体系もさまざまです。

コンテンツや目的、実施回数などの条件によっても適切な配信ツールは変わってくるため、複数のツールを比較検討し、自社にあった選択をしましょう。

• 資料を用意する

ウェビナー用に最適化した資料を用意します。スライドに使う文字は、パソコンやスマートフォンで閲覧しやすいサイズに調整します。

ウェビナーは、対面でのセミナーと比べて途中離脱が容易なため、魅力的で高品質なシナリオを作成することが非常に重要です。参加者への特典を用意するなど、内容も工夫しましょう。

不具合が起こったときの対策を考える

「音声が聞こえない」「通信が切れる」といったトラブルが起こることもまれではありません。不具合への対処方法を事前に検討しておくと慌てずに済みます。

また、リハーサルを繰り返し行って、トラブル回避に努めましょう。

背景や衣装を考える

映像の明るさや背景、講師の衣装やカメラ写りといった要素にも配慮が必要です。

リハーサルの映像を確認して、問題点があれば改善します。講師は白い服を着て顔映りをよくする」「シンプルな背景やライトを使う」といったウェビナーならではの工夫も検討しましょう。

まとめ

ウェビナーは、集客力アップやコストの削減など多くのメリットをもたらす魅力的な方法です。一方、セキュリティ対策が欠かせません。

シャノンは、ウェビナーを簡単に管理できるクラウド型サービスを提供しています。

セキュリティ対策もプロに一任でき、企画から開催、アフターフォローまでワンストップのサポートが受けられる点が魅力です。既存のセミナーからの移行を検討している場合は、安全かつ手軽に利用できるシャノンのウェビナーを検討してみてはいかがでしょうか。