カンファレンスとは？ミーティングとの違いや開催方法を事例を用いて解説

2023年は、多くのイベントがオフラインで開催されています。

シャノンでは7月25日、「シャノン デジアナカンファレンス 2023」を開催。4年ぶりとなる大規模な自社イベントを盛況のうちに無事終えることができました。

参考：プライベートカンファレンスに1,000名超の申込と大盛況！「シャノン デジアナカンファレンス 2023」を開催しました

このような大きなイベントは、日頃のマーケティング活動ではリーチできない顧客と出会えることはもちろん、今後のビジネスチャンスを模索する機会としても貴重な場です。

今回は、カンファレンスとは何かという基本から始まり、マーケティング施策としてのメリット、準備や集客の進め方を解説します。
後半では、シャノンがカンファレンスを開催するにあたりどんな施策を実施したか、何が効果的だったかについて、実例でご紹介します。

カンファレンスとは何か

カンファレンスとは何か、開催するメリットや目的などの基本を確認します。

カンファレンスとは？

カンファレンス（Conference）は、「会議」「協議会」などと訳されます。「カンファランス」「コンファレンス」などと表記されることもあります。

カンファレンスの内容はさまざまです。
学術、政治、社会活動などの現場で行われる会議をカンファレンスと呼ぶことがあります。医療・福祉分野では、関係者が集まって治療やケアの方針を決定するクローズドな会議のことを、小規模であってもカンファレンスと呼びます。ビジネス関連のテーマで開催されるのが「ビジネスカンファレンス」です。

本記事ではこのあと、ビジネスカンファレンスについて解説していきます。

ビジネスカンファレンスは、ビジネスシーンにおいてやや規模が大きい会議イベントを指し、100名以上の大人数で行われることが多いです。テーマに関心がある人が有料または無料で参加します。専門知識を持つ人の基調講演、パネルディスカッション、講演者と参加者、あるいは参加者同士の情報交換などを行うことが一般的です。

業界団体やイベント会社によって開催されることもありますが、一企業で主催するカンファレンスのことを、「プライベートカンファレンス」といいます。また、オンラインのみで実施されるものは「オンラインカンファレンス」といいます。

自社の顧客にとって関心のあるテーマを設定してビジネスカンファレンスを開催することは、特にBtoB企業のマーケティング施策として有効です。
集客だけでなく企業ブランディングにも役立つので、近年ビジネスカンファレンスを実施する企業が増えています。

ミーティング、シンポジウム、フォーラムとの違い

会議を表す言葉として、カンファレンス以外にも以下のような用語があります。

ミーティング（meeting）
カンファレンスとミーティングを比較すると、カンファレンスは大人数、ミーティングは比較的少人数で行われます。また、ミーティングはあらかじめ決まった人で行われるのに対して、カンファレンスは幅広く参加者を集める場合が多いです。ただし、「ファンミーティング」のようにミーティングの名称で参加者を募集するイベントもあるので、厳密な定義ではありません。

シンポジウム（symposium）
シンポジウムは、一般参加者が視聴する場で何らかのテーマを掲げて行われる講演会、パネルディスカッションなどを実施するイベントのことです。カンファレンスと比べると学術的・専門的で、少人数で実施されることもあります。大規模なイベントを「カンファレンス」と呼び、そのなかの１セッションとしてシンポジウムが実施されることもあります。

フォーラム（forum）
forumは「公開で行われる会議」という意味です。フォーラムもシンポジウムと同じように何らかのテーマに対して参加者が集まって議論や討論、情報交換を行うイベントです。シンポジウムがどちらかというと学術的・専門的であるのと比べて、フォーラムのテーマは幅広いです。シンポジウムは専門家が主体、フォーラムは一般参加者による討論が主体という傾向がありますが、それにあてはまらないイベントもあり一概にはいえません。

コンベンション（convention）
コンベンションはカンファレンスと大体同じ形式で、カンファレンスよりもさらに規模が大きいものをいいます。

	カンファレンス	ミーティング	シンポジウム	フォーラム	コンベンション
規模	比較的中規模	比較的小規模	比較的中規模	比較的中規模	比較的大規模
参加者	関係者のみが出席する場合が多い。	関係者のみが出席する場合が多い。	一般聴衆者が参加する場合が多い。	一般聴衆者が参加する場合が多い。	一般聴衆者が参加する場合が多い。
内容	特定のテーマに沿って発表や議論を行う。ビジネス関連の内容が主。	特定のテーマに沿って発表や議論を行う。	複数の視点から意見を出し合う。研究発表など学術的な内容が主。	特定のテーマに沿って発表や議論を行う。結論を出すことを目的にする。	特定のテーマに沿って発表や議論を行う。

「カンファレンス」「シンポジウム」「フォーラム」は用語のニュアンスが少しずつ違いますが、違いをまとめたものが上記の表です。
しかし、それぞれの内容は似ていて、厳密な定義もありません。大体の意味をふまえたうえで、どんな名称を選ぶかは主催者が自由に決定しています。

ビジネスカンファレンスの目的

企業がビジネスカンファレンスを開催する目的として、以下のようなものがあります。

集客
自社の商品やサービスを販売するための集客を最終目的とする場合が多いです。

既存顧客のロイヤリティ向上
既存顧客を対象として、顧客サービスを主な目的とするカンファレンスもあります。既存顧客にとって価値ある体験を提供することで、顧客ロイヤリティの向上を図ります。

ブランディング
カンファレンス開催はブランディング効果があります。企業名や商品名の認知度を上げるとともに、価値のあるテーマを掲げることや多くの参加者を集める実績により、社会的信用度も増します。

CSR（企業の社会的責任）
企業が積極的に社会的責任を果たすことが求められている近年、CSR活動の実践は集客や人材確保にも有効です。環境保全や教育支援などのCSR活動をカンファレンスのテーマとする場合もあります。

知見の獲得と蓄積
業界の課題などをテーマに幅広く議論するカンファレンスは、自社にとってだけでなく業界全体にとって意義があり、今後のビジネスに役立つ知見を獲得・蓄積することができます。

実際のカンファレンスは、上記のうち複数の目的を兼ねていることが多いです。例えば、既存顧客向けのビジネスカンファレンスを開催して、同時に新規の集客も行い、幅広く告知することで企業のブランディングにも寄与するといった形です。その場合も、主たる目的を明確にすることが重要です。

ビジネスカンファレンスのメリット・デメリット

ビジネスカンファレンスを開催することで得られるメリットの例として、以下があります。

《ビジネスカンファレンスのメリット》

潜在顧客を獲得でき、将来の売上が期待できる
通常のマーケティング活動ではリーチしづらい潜在顧客の獲得に有効です。カンファレンス参加者がすぐに購買に結びつくことは決して多くはないですが、中長期的な売上拡大が期待できます。

既存顧客のロイヤリティを高められる
既存顧客に役立つコンテンツを届けたり、既存顧客同士の交流を促したりするカンファレンスは、顧客ロイヤリティ向上に役立ちます。

社員のモチベーションアップ
ビジネスカンファレンスを開催するときは多くの社員を巻き込みます。部門を超えて社員同士が協力することでモチベーションがアップし、従業員エンゲージメント向上につながります。

コンテンツを蓄積・活用できる
講演やセッションの内容は自社のノウハウとして蓄積できるほか、コンテンツマーケティングに活用できます。

一方、デメリットとしては以下があります。

《ビジネスカンファレンスのデメリット》

売上に直結しない
ビジネスカンファレンスの参加者は情報収集をしている段階のかたも多いので、売上に結びつくまで時間を要する場合があります。

コストがかかる
会場費のほか、広告費、講師謝礼などの経費がかかります。リアル開催では会場費が最も大きなコストです。しかし、テレビCMなどと比較すれば、低予算でできるマーケティング施策です。

リソースが必要
通常業務以外の仕事が増えるので、社員に負担がかかります。十分なリソースと時間的な余裕を確保して準備を進める必要があります。

カンファレンス開催の手順

ビジネスカンファレンスを開催するための手順を解説します。

目的の設定

計画を立てる段階で、カンファレンスの目的を明確にします。

業界の知見を集めることで何らかの課題解決をすることが目的の場合もあれば、「人材」や「DX」など多くの人が関心を持つテーマで話し合うようなカンファレンスもあります。また、購入意欲が高い見込み客の集客を主目的とする場合もあるでしょう。

目的は一つではなく複数である場合が多いですが、優先順位を明確にすることが大切です。

カンファレンスの準備

カンファレンスの準備として、以下があります。

開催概要の決定
まず開催方法がリアルかオンラインかを決め、次にカンファレンスの規模（参加者人数）と予算を決定します。

リアルイベントの場合は、参加者人数の設定と会場選びが大きなポイントになります。集客しやすい場所、人が集まりやすい日程を考慮して、希望条件に合う会場をおさえることが重要です。
予算内で立地がよく人気の高い会場を確保するためには、半年前までに会場と日時を確定させるようにしましょう。

開催期間については、プライベートカンファレンスの場合半日～1日以内で開催することが多いですが、共同開催など規模が大きなカンファレンスは数日間で実施されることもあります。

プログラムの決定
テーマに沿った内容で講師やパネラーを決定していきます。カンファレンスの内容は集客に直結します。人気があり集客力がある講師のスケジュールは早めに確保する必要があり、会場や日程と同時に検討します。外部講師を招く基調講演などをメインにしながら、自社のセミナーやウェビナーで人気があったコンテンツを参考にした内製のプログラムを追加して、内容のバリエーションを広げることもあります。

収支計画・スケジュール
会場費・広告宣伝費などの経費計画、参加人数その他の目標を設定し、スケジュールを決定します。内容を早めに確定させることで告知を早めて、集客に注力できます。

クリエイティブの制作
概要が決定したらキービジュアルを決めてランディングページを作成します。同時にWeb広告や印刷物のデザインも進めていきます。

集客
カンファレンスに限らず、各種イベントを開催するときには集客が最大のポイントとなります。
今まで自社がリーチできなかったターゲット層との接点を増やすには広告配信が有効です。そのほかにハウスリストへのメール送信、SNSからの発信、プレスリリース配信などが主な施策です。DMなどオフラインの手段を合わせて実施することもあるでしょう。
また、リマインドメールや来場者特典などにより、事前申込者の来場率を上げることも重要です。
集客については、以下の記事でくわしく解説しているのでこちらも参照してください。

参考：イベント集客のコツと方法を徹底解説。メール戦略で集客に成功した事例も紹介！

カンファレンス当日の対応

カンファレンス当日のオペレーションで気を付けたいポイントのひとつが受付です。事前に受けた申込情報と来場者の照合を素早くすること、代理参加など事前登録がない来場者もスピーディーに受け付けすることで、参加者全員がストレスなく入場できます。

また、参加者の満足度やどのコンテンツが人気が高かったかを計測できるよう、アンケートを実施することも忘れないようにしましょう。

参考：マーケティングにおけるアンケートの効果的な作成と活用の方法は？

終了後の対応

カンファレンス終了後の対応として、以下があります。

スピーディーにお礼メールを送信する
カンファレンスに参加した記憶が鮮明なうちにお礼のメールを送信します。開催日当日または翌日にはお礼メールを送信しましょう。

当日不参加者にアーカイブなどの情報を案内する
参加申込者のなかで当日不参加だった人にはアーカイブ視聴などの案内を送ります。

開催報告リリースを配信する
プレスリリースなどでカンファレンスの報告リリースを作成、配信します。参加者の人数、参加者の声など、カンファレンスが成功だったことを示すデータをできるだけ入れましょう。

コンテンツを活用する
カンファレンスで実施した講演やプレゼンテーションの動画、資料などを加工して、コンテンツマーケティングに活用します。
以下の記事ではウェビナーの動画を二次利用する事例を紹介しています。

参考：コンテンツマーケティングとは？進め方、事例、コンテンツを増やすコツまでをご紹介

オンライン開催、ハイブリッド開催の場合

ビジネスカンファレンスをオンラインのみで開催することもあります。オンラインイベントの場合、会場のキャパシティにとらわれず多くの参加者を集められること、遠方からも集客できること、会場費削減などのメリットがあります。
オンライン開催では、参加者の体験価値を上げるためにメタバースを活用する方法もあります。

参考：メタバースの展示会、すでに成果は出ている!?BtoBマーケティングで注目の新手法を解説

一方リアル開催は、オンライン開催よりも経費も手間もかかりますが、スタッフと参加者のコミュニケーションが十分にとれること、参加者同士の交流などにより体験の満足度が高いことなど、主催者と参加者の双方に多くのメリットがあり、今後も実施されていくでしょう。

リアルイベントではオンライン参加も可能とするハイブリッド開催が可能です。
リアル・オンライン・ハイブリッドという開催方法の選択肢はいずれも、目的に合わせて活用されていく見込みです。

カンファレンスの集客・申込者管理にMAが有効

ここまで紹介してきたように、ビジネスカンファレンスの準備は多岐にわたり、多くのタスクがあります。
このようなカンファレンスの準備にはイベント管理システムが有効です。

たとえば、集客の施策では何度も案内メールを送信して、その反応をチェックしてさらに新たなメールを作成するといった作業がありますが、配信設定やCVRなどを管理できるMAにより作業を効率化できます。1通目のメールが開封されなかったユーザーと開封されたユーザーに対して内容が異なるメールを送信する場合は、シナリオ設定をおこなうことでに自動化できます。
また、カンファレンス当日の受付では来場者の情報をもとに、お礼メールを当日中に自動で配信することも可能です。

参考：MAのシナリオ機能とは？シナリオを作成するメリット、手順、シャノンが実践しているシナリオ事例も多数紹介！

シャノンのイベント管理システムには、このほかにも以下のような各種機能があり、作業の効率化と制度の高い施策の実施に有効です。

プライベートカンファレンスで1,000人を集客した施策を紹介！

冒頭で紹介した「シャノン デジアナカンファレンス 2023」では1,000名超のお申込をいただきました。今回シャノンが実際に取り組んだ広告やメールなどの施策についてご紹介します。

「シャノン デジアナカンファレンス 2023」の概要

「シャノン デジアナカンファレンス 2023」は、シャノンが主催するプライベートカンファレンスです。従来、主に新規顧客向けに年1回開催してきたリアルイベントですが、コロナ禍を経て4年ぶりのリアル開催となりました。

タイトル通り、「デジタルとアナログの両方を活用して企業のマーケティング課題を解決する」ために有用な情報を届ける機会を提供しました。

詳しくはカンファレンス詳細をご覧ください。

広告、DMで新たな顧客層にアプローチ

今まで自社と接点がない新たな顧客層へ届くよう、広告やDMでアプローチをしました。

以下はバナー広告の一例です。

以下のように特典を強調した広告を作成したところ、一定のコンバージョンがありました。

また、自社の「ChatGPT」を題材とした講演の広告はCTRが平均よりも高く、ChatGPTに対する注目度の高さがうかがえます。

また、「同僚お誘いキャンペーン」と題して、同僚（同じ会社のかた）の同伴を促進するキャンペーンを実施しました。お誘いしたかた、されたかた双方に特典をプレゼントするという内容で、こちらも一定の成果を得られています。

以下は7月初旬に発送したDMです。A4サイズで表裏にカンファレンスの情報を詳しく掲載しています。

ハウスリストへのメルマガは、１コンテンツでの案内が効果的

シャノンでは開催月の7月に入ってから、週に5～7回のメールを送信しました。

各メールのCTR、クリック数、CVRなどをチェックしながらメール施策を継続していますが、全体を集計した結果、カンファレンスの情報のみを配信する単独メール（画像：newsletter）の集客効果が特に高いことがわかりました。

まとめ

本記事のポイントは以下です。

1. カンファレンスとは会議のことで、さまざまな会議をカンファレンスと呼びます。ビジネスカンファレンスは、企業のマーケティング施策として活用されています。
2. ビジネスカンファレンスのメリットとデメリットは以下です。
   《ビジネスカンファレンスのメリット》
   ・潜在顧客を獲得でき、将来の売上が期待できる
   ・既存顧客のロイヤリティを高められる
   ・社員のモチベーションアップ
   ・コンテンツを蓄積・活用できる
   《ビジネスカンファレンスのデメリット》
   ・売上に直結しない
   ・コストがかかる
   ・リソースが必要
3. ビジネスカンファレンスを開催するための手順は以下です。
   1.目的の設定
   2.カンファレンスの準備
   3.当日の対応
   4.終了後の対応
4. ビジネスカンファレンスの準備作業を効率化するために、MAが有効です。